הנושאים החמים
FillFaster
מסמכים, הצעות מחיר וטפסים הם חלק בלתי נפרד מפעילותם של עסקים חברות וארגונים. בין אם מדובר בטפסי הרשמה, טפסי משוב או טפסים לאיסוף נתונים - מילוי ידני הוא תהליך תהליך איטי ומסורבל. במיוחד כשצריך למלא דרך המחשב מסמך בPDF, כמו, למשל, מילוי פרטי הוראת קבע.
במאמר זה נציג את מערכת fillfaster, פלטפורמת מילוי טפסים אוטומטית החוסכת זמן יקר ומאפשרת איסוף נתונים בקלות ויעילות. נשים דגש על שילוב תהליכי אוטומציה. המאמר מכיל קישורי שותף.
תמחור: ישנן 5 הגשות לחודש בתוכנית החינמית. מעבר לזה יש כמה תוכניות שונות, תשלום לפי הקף השימוש. באופן כללי המחיר די זול ביחס למערכות חתימה דיגטילית מקבילות. יצירת PDF באוטמציה (ראו להלן) לא נספרת כהגשה במערכת.
התהליך פשוט מאוד.
1.יצירת הטופס הרצוי, על כל שדותיו והגדרותיו.
2.שליחת קישור ללקוח.
3. מילוי הפרטים על ידי הלקוח.
4.הפרטים נכנסים אוטומטית לשדות המתאימים.
5.קבלת המסמך המלא במייל/WEBHHOK.
לדוגמא, מסמך הצעת מחיר: יש צורך למלא את כל הפרטים החסרים.
לחיצה על "למילוי וחתימה" תפתח טופס למילוי הפרטים:
לאחר מילוי הפרטים על ידי הלקוח, כל הפרטים, כולל החתימה, יכנסו אוטומטית לתוך השדות הרלוונטים.
מיותר לציין כמה שימוש במערכת כזו מקל על יצירת טופס הוראת קבע, הצהרות שונות, הצעות מחיר ושאר מסמכים.
שילוב אוטומציה בתהליך, יאפשר להכניס מראש את כל הפרטים הידועים לנו כבר, כדי לתת ללקוח מסמך מוכן לחתימה. כמו כן , ברגע חתימת והלקוח על המסמך ישלח webhook. דוגמא נפוצה לשילוב אוטומציה כזו- בעת שינוי סטטוס בcrm ל"נשלחה הצעת מחיר" אוטומטית תיווצר הצעת מחיר עם כל פרטי הלקוח מושרשרים בתוכה, ותישלח אליו מיידית. לאחר חתימת הלקוח על המסמך, ישתנה סטטוס הלקוח ל "נחתמה הצעת מחיר".
כמו כן, ישנה אפשר לייצר PFD שיכיל כבר את כל בערכים, בלי לשלוח ללקוח למילוי. שימושי במקרה שרוצים להנפיק תעודות וכדומה עם ערכים משתנים לכל תלמיד, אפשר לבצע תהליך שיכין PDF עם כל הפרטים בתוכו. כיום פעולה כזו אינה נספרת בכמות הSubmissions החודשית.
איך משתמשים במערכת?
1. מייצרים PDF המכיל את הטקסט הקבוע, עם רווחים למילוי על ידי הלקוח. כמובן שניתן להשתמש במסמך מעוצב וכדומה.
2. לוחצים על הכפתור "creat a new form"
3. מעלים את המסמך לתוך המערכת. יש כמה הגדרות שצריך להגדיר, כמו שם המסמך ,שפה וכו'. לוחצים "start building".
4. כעת כל מה שצריך זה פשוט לייצר שדות קלט, ולגרור אותם למקום שבו הם אמורים להיכנס. ניתן לבחור שדות מסוגים שונים, זה נחוץ בשביל אימות הנתונים. למשל, שדה מספרי לא יאפשר הקלדת טקסט בתוכו, שדה אימייל יאמת שהקלט מכיל כתובת אימייל וכו'.
לוחצים על "הוספת שדה קלט חדש", בוחרים את סוג השדה, וגוררים אותו למיקום המיועד. אפשר להגדיר כשדה חובה, להוסיף תמונות, , צבעים, html ועוד. כמו כן אפשר להוסיף שדה חתימה אלקטרונית.
5. שומרים את הטופס. נוצר לינק ייחודי לטופס. כעת המסמך מוכן לשליחה. כל מי שיקבל את הלינק וימלא את הפרטים, יקבל מסמך pdf עם כל הפרטים שמילא בתוכו. כל ההגשות מוצגות לכם בדשבורד.
היתרון הגדול בשילוב אוטומציה, אם יש לכם כבר את כל פרטי הלקוח, תוכלו לייצר לו לינק אישי , לחיצה על הלינק תפתח מסמך שכל הפרטים כבר משורשרים בתוכו ואין צורך אלא לחתום עליו.
כתבתי בעבר כמה הנחיות וטיפים לחתימות דיגיטלית, ניתן לראות כאן:
חתימה דיגיטלית
אנו רואים יותר ויותר עסקאות / הצעות מחיר /תוכניות עבודה שנחתמות על ידי שימוש במערכות חתימה דיגיטלית. במאמר הבא נתייחס ליכולות, צורת השימוש הנכונה וטיפים ועצות שיגרמו ללקוחות לחתום על יותר עסקאות, ואיך שילוב אוטומציה בתהליך מזניק את היעילות בכמה...
www.prog.co.il
שלבו את fillfaster בעבודה שלכם!
אשמח לשמוע רשמים בתגובות כאן.
בהצלחה.
