הנושאים החמים
בס"ד
גם אתם לא מספיקים כל מה שרציתם למרות שאתם בעבודה כל הבוקר?
בואו נדבר על זה רגע.
יום העבודה שלכם מתחיל. אתם פותחים את המחשב כדי להתחיל לעבוד, ואז ישנן שתי אפשרויות נפוצות: או שאתם צוללים לתוך המשימות שחיכו לכם ומתחילים לייצר עבודה, או שאתם מקדישים פרק זמן למעבר על המייל, לקריאת כתבות, להתעדכנות בחדשות ולדפדוף בפרוג. גם אם אתם מהסוג הראשון, סביר להניח שתעשו את הפעולות הללו במהלך יום העבודה שלכם, אם לא עכשיו, אז מאוחר יותר.
וכאן עולה הנתון המדהים מתוך מחקרים תעסוקתיים שנחקרו בשנים האחרונות בקרב מגוון רחב של עובדים: הזמן אותו מקדישים מרבית העובדים בלא משים, לקריאת מיילים וחומרים אחרים במהלך יום עבודה הוא, תקשיבו טוב: 25% לפחות מתוך יום העבודה. זה אומר שאם אתם עובדים 8 שעות ביום, שעתיים מתוכן אינן שעות עבודה פרודוקטיביות בכלל. כמובן שהנתונים הללו עשויים להשתנות מעובד לעובד בהתחשב בתכונות וביכולות האישיות, אבל רובנו ככולנו מתמודדים ביום העבודה שלנו, ובעצם בחיים בכלל, עם אתגר ניהול הזמן.
אבל אל תאשימו את עצמכם. אנחנו עובדים בעידן מסחרר של כל כך הרבה הסחות דעת, וכדי להתרכז אך ורק בעבודה נדרש מאיתנו מאמץ מנטלי ותודעתי גבוה מאד. בכל זאת, כיוון שהמרדף אחר הזמן הפך לחלק בלתי נפרד מחיינו וגובה תסכולים רבים, כדאי שננסה לעצור לרגע, להתבונן מחדש במוצר הנזיל הזה ולנסות להבין איך אנחנו מנצלים אותו כבר מיום העבודה הבא, ומפיקים ממנו יותר מאתמול.
קודם כל, נתחום את זמן הקריאה שלנו. זה בסדר גמור לרענן את הראש ולקרוא מיילים או אשכול מרתק בפרוג, אבל חשוב שנהיה עם יד על השאלטר ונשלוט בזמן האוויר הזה. לא מסוגלים לעצור את עצמכם לבד? הגיוני, משמעת עצמית זו לא תכונה שבאה ברגל. בדיוק לשם כך ישנם כלים טכנולוגיים שיכולים לעזור לכם: בסינון אתרוג למשל, עובדים ממש עכשיו על השקת אזור אישי חדש עם כלים חדשניים ופרקטיים, שיכולים ללא ספק לסייע לכם לנהל את זמן המסך שלכם. אחד הכלים הבולטים באזור האישי שאלפי משתמשים כבר נהנים ממנו, הוא יומן הגלישה, בו אתם יכולים להגדיר מראש באלו ימים ושעות תוכלו לגלוש ומתי לא. כך תוכלו להחליט למשל שבין 9 ל-9 וחצי בבוקר אתם חופשיים לקרוא בפרוג, וב9 וחצי, במקום להיסחף לעוד מאמר מקצועי או דיון בפורום, תהיו חופשיים לשקוע בתוכנות האחרות במחשב.
אחרי שהסרנו הסחות דעת מהמסך, זה הרגע לערוך רשימה. לרשימה יש סגוליות מופלאה לפקס ולמקד אותנו. היא פורסת בפנינו את כל המשימות שמחכות לטיפולנו ומאפשרת לנו לחגוג הצלחות קטנות עם כל וי שמסתמן. אבל לפני שאתם רצים לעשות רשימה חשוב שתשננו שני כללי ברזל:
הראשון- היו ראליים. אם תציבו לעצמכם יעדים רבים מידי, סיכוי גדול שלא תצליחו לעמוד בכולם ותרגישו תסכול ואכזבה. בחרו רק את המשימות החשובות ביותר, חשבו בערך כמה זמן נדרש לכל אחת מהן ורשמו רק את מספר המשימות ההגיוני ליום זה.
כלל הברזל השני הוא- פרקו את המשימות לחלקים. אל תכתבו "לגמור את הפרויקט", כי אז אתם עלולים לאבד את עצמכם בסבך ה'לגמור'. לעומת זאת, אם תכתבו: 'להתקשר ליהודה', 'לעבור על הדו"ח' 'לשלוח לאישור' תוכלו לבצע את המשימות הקטנות בקלות רבה יותר ולחסל את המשימה הגדולה.
וטיפ אחרון שכדאי לאמץ לכל תחום בחיים: כל מה שלוקח פחות מ-2 דקות עשו עכשיו. אבל זה ייקח רק 2 דקות, אז למה לא אחר כך? כי הזמן שייקח לכם לבצע את המשימה כאן ועכשיו יהיה קצר יותר מלדחות אותה. תבדקו את זה. זה טיפ מדהים שמחולל פלאות כשאתם רק צריכים לעשות צעד קטן כדי לסיים משימות גדולות, ואלה נדחות ונדחות עד בלי די כי '2 דקות יכולות לקרות גם אחר כך'.
הקדשתם מזמנכם היקר לקריאת המאמר הזה? אם תקחו ממנו את הטיפים המעולים הללו אז כל דקת קריאה היתה שווה... ועכשיו- אל תחכו. פנו את הסחות הדעת משולחן העבודה שלכם, העזרו בסינון שלכם כדי להגדיר שעות גלישה, ערכו רשימה ממוקדת ואל תדחו דברים קטנים. תצליחו!
