עד לפני חודשיים, העסק של אבי יוסף, חשמלאי המתמחה בפרויקטים גדולים, היה מבולגן ולא מסודר. אבי קיבל הזמנות וקריאות עבודה ממיילים, הודעות ווטסאפ ו-SMS, ולא הצליח לנהל את התקשורת עם הלקוחות בצורה יעילה. הבעיה החריפה ככל שהעסק גדל, והמשימות המשרדיות הפכו לנטל כבד על הזמן והאנרגיה שלו.

כל בוקר, העובדים של אבי קמו ללא ידיעה לאן עליהם לנסוע ומה המשימות שצריך לבצע. כשהגיעו לפרויקטים, לא היה להם מושג מדויק מה לעשות, ואבי נאלץ להתכתב איתם ללא הפסקה, מה ששרף זמן יקר ואנרגיה. לקוחות רבים היו כועסים ומקללים את אבי על אי עמידה בזמנים וביעדים, מה שהגביר את הלחץ והבלגן בעסק.

אבי, שהבין את הצורך במזכירה אך סירב לקחת אחת בשל חוסר הסדר ששרר בעסק, היה על סף ייאוש. כאן נכנס לתמונה אחיו, ישראל יוסף, מומחה אוטומציות שסיים קורס מתקדם לבניית אוטומציות וצ'אטבוטים. ישראל זיהה את המצוקה של אחיו והחליט להציע פתרון חדשני.

בניית המערכת

ישראל פיתח מערכת אוטומטית מהפכנית שמרכזת את כל המיילים, הודעות הווטסאפ וה-SMS במקום אחד. באמצעות טכנולוגיית AI מתקדמת, המערכת מזהה את המיילים העסקיים, מחלצת את המידע החשוב ומעבירה אותו למערכת ניהול שהוקמה במיוחד עבור העסק של אבי ב-Airtable.

המיילים וההודעות ממוקדות וממוינות לפי כתובת, תוכן חשוב ודרישות ביצוע, והמידע נאסף בצורה מסודרת ומאורגנת. בנוסף, המערכת כוללת דשבורדים המציגים את מצב הפרויקטים השונים בזמן אמת, ומאפשרים לעובדים לעקוב אחרי התקדמות הפרויקטים ולהתעדכן בנתונים חיוניים.
וכמובן על ההכנסות /הוצאות /חובות/ תשלומים
המערכת כוללת גם כפתורי ניווט לכל פרויקט לכתובת לביצוע דרך ווייז או גוגל מפס, ומאפשרת לעובדים להעלות תמונות של הביצוע ישירות למערכת, שהתמונות נכנסות אוטומטית לפרויקט. אבי יכול גם לשלוח חשבונות מתוך המערכת ולהגדיר תזכורות לתשלום ללקוחות, דבר שהקל עליו לזכור מי חייב לו כסף וכמה, ולמנוע בלגן בניהול החשבונות.

התוצאות המרשימות

התוצאות לא איחרו לבוא. בתוך חודשיים בלבד, העסק של אבי עבר מהפך דרמטי. כל ההזמנות שנכנסו מסודרות במערכת, מה שמאפשר לאבי להקדיש זמן רב יותר לביצוע עבודות חשמל איכותיות ולניהול הפרויקטים. הרוגע והסדר שהוכנסו לעסק אפשרו לאבי להגדיל את נפח העבודה ולסיים פרויקטים רבים יותר בזמן קצר יותר.

העובדים קמים כל בוקר ויודעים בדיוק לאן עליהם לנסוע ומה המשימות שצריך לבצע. כשהם מגיעים לפרויקטים, יש להם הנחיות ברורות, וכך הם חוסכים זמן ואנרגיה. התמונות המועלות למערכת מאפשרות מעקב אחרי ביצוע העבודה בזמן אמת, והניווט לפרויקטים נעשה פשוט ונוח.

בעבר, לקוחות רבים היו כועסים ולא מרוצים מהשירות בשל אי עמידה בזמנים וביעדים, אך היום, כולם מרוצים בזכות השיפור בניהול והדיוק בזמנים. אבי מקבל יותר ויותר פרויקטים מבלי להכניס מזכירה, והמשימות המשרדיות מתבצעות בצורה יעילה ומהירה.

כעת, אבי מסדר את הלוח למחרת ב-20 דקות בלבד, וכל השאר מתנהל בצורה חלקה ואוטומטית. הזמן והאנרגיה שנחסכו מאפשרים לו להתרכז בעבודות החשמל ולהמשיך לפתח את העסק.

לא רק שהזמן המוקדש למשימות משרדיות ירד באופן משמעותי, אלא שהרווחים של אבי הוכפלו. בזכות המערכת האוטומטית, אבי יכול להתמקד בעבודות החשמל ולא לבזבז זמן יקר על קריאות מיילים והודעות. העבודה במשרד הפכה למשימה פשוטה וברורה, מה שהביא לרוגע ולתחושת שליטה בעסק.

העתיד של ניהול העסקים

הסיפור של אבי הוא דוגמה חיה לאיך טכנולוגיית AI ואוטומציה יכולים לשנות את פני העסק ולהביא לשיפור משמעותי בביצועים וברווחים. המערכת שישראל פיתח היא כלי חיוני לכל עסק קטן ובינוני וכמובן לעסקים גדולים , במיוחד בתחום החשמל והבנייה, שמחפשים להכניס סדר ויעילות לניהול התקשורת והמשימות המשרדיות.

רוצים לייעל את העסק שלכם?

אם גם אתם מתמודדים עם עומס בתקשורת ובניהול הזמנות, המערכת האוטומטית של ישראל יוסף היא הפתרון המושלם עבורכם. באמצעות טכנולוגיית AI מתקדמת, תוכלו להכניס סדר וארגון לעסק, להגדיל את הרווחים ולחסוך זמן יקר.

לאו דווקא אם אתם בעסקי החשמל, אם יש לכם עסק מכל סוג ומרגישים שהעסק זוחל ולא מספיקים להסתדר, לפני שאתם מכניסים מזכיר/ה, כדאי לברר אצלנו. יכול להיות שיש לנו פתרון זול ויעיל יותר.

צרו קשר עוד היום וגלו איך אפשר להפוך את הבלגן לסדר מופתי!

תפנו לפרופיל הפרטי שלי בהודעה יש הנחה למי שמגיע מהכתבה הזאת
לפניות אפשר גם בקישור https://aurl.bz/d2dgx1M
וכמובן שזה גם פיתרון למי שמתעסק עם כמויות של לידים יש לנו המון פיתרונות
כדי לכם לברר

---

אני מקווה שהכתבה הזו תסייע לכם להבין מה זה אוטומציה עסקית ולמה כל עסק חייב אחד כזה או אחר!
אם יש צורך באוטומציה קצת שונה מזה או חלקי, אל תהססו לבקש.
  • תודה
  • שכוייח!
Reactions: בתיה ויג, שרה ל 123, מאיר המצליח ועוד 4 משתמשים