דרוש מידע יש אצלכם נוהל הגשת דוחות למשכורות? תנו לי טיפים ליעול

[שקדיה]

אני מתעסקת עם העברת משכורות וספקים
יש לנו כמה מחלקות במשרד כשלכל מחלקה יש מנהל/ת שמעביר/ה לי את הנתונים
אני מסדרת את הנתונים בטבלה אחת, בודקת שיש את כל הטפסים הנכונים ושאין טעויות במילוי הטפסים
ומעבירה הכל לרו"ח בצורה מסודרת לצורך הכנת תלושי המשכורת
אם יש שאלה מנהלי המחלקות פונים אלי ורק אם אינני יודעת את התשובה אני מעבירה אותה לרו"ח

לאחרונה שמתי לב שאנו מגיעים עם החישובים של המשכורות לרגע האחרון
וזה קשה גם לי (יום חמישי 12 בלילה ועדין עסוקה עם העברת המשכורות)
וגם לעובדים (שמעדיפים שהמשכורת שלהם תיכנס מוקדם יותר בחודש)

אז אנחנו רוצים ליצור נוהל משכורות
כלומר לעדכן את העובדים
עד איזה תאריך הם אמורים להעביר לי חומרים (צילומי תז טפסי 101 אישור מחלה)
ומה קורה במידה ולא קיבלתי מהם את החומרים

כמו"כ הרבה פעמים אחרי שאני מוציאה תלוש מגיעים אלי עם שאלות:
למה חישוב יום חג הפעם יותר גבוה מיום חופשה <חודש קודם זה היה הפוך>
איך הגעת לסכום הזה של העמלות ולמה התמריץ כל כך נמוך
מה זה פרמיה ומה זה זקיפת תגמולים
ולמה ירד לי כל כך הרבה מס בריאות ומס הכנסה

אני בודקת כל שאלה
ולרוב מגלה שלא היתה שם שום טעות
אבל מנהלי המחלקות שעוברים על התלושים לפי השליחה ואמורים לאשר לי אותם - מלחיצים אותי שזה יקרה עוד לפני העברת המשכורת
כי אולי יש טעות שצריכה להיתקן
האם אני מחויבת לספק תשובות?
אולי אפשר להכניס את זה לנוהל? (לדוגמא שאלות על חישובים רק בין התאריכים XY )

אשמח לדעת איך זה עובד אצלכם
ומה מקובל בד"כ
כל פירוט יתקבל בברכה

 

[ייעוץ עיסקי ופיננסי]

אני מתעסקת עם העברת משכורות וספקים
יש לנו כמה מחלקות במשרד כשלכל מחלקה יש מנהל/ת שמעביר/ה לי את הנתונים
אני מסדרת את הנתונים בטבלה אחת, בודקת שיש את כל הטפסים הנכונים ושאין טעויות במילוי הטפסים
ומעבירה הכל לרו"ח בצורה מסודרת לצורך הכנת תלושי המשכורת
אם יש שאלה מנהלי המחלקות פונים אלי ורק אם אינני יודעת את התשובה אני מעבירה אותה לרו"ח

לאחרונה שמתי לב שאנו מגיעים עם החישובים של המשכורות לרגע האחרון
וזה קשה גם לי (יום חמישי 12 בלילה ועדין עסוקה עם העברת המשכורות)
וגם לעובדים (שמעדיפים שהמשכורת שלהם תיכנס מוקדם יותר בחודש)

אז אנחנו רוצים ליצור נוהל משכורות
כלומר לעדכן את העובדים
עד איזה תאריך הם אמורים להעביר לי חומרים (צילומי תז טפסי 101 אישור מחלה)
ומה קורה במידה ולא קיבלתי מהם את החומרים

כמו"כ הרבה פעמים אחרי שאני מוציאה תלוש מגיעים אלי עם שאלות:
למה חישוב יום חג הפעם יותר גבוה מיום חופשה <חודש קודם זה היה הפוך>
איך הגעת לסכום הזה של העמלות ולמה התמריץ כל כך נמוך
מה זה פרמיה ומה זה זקיפת תגמולים
ולמה ירד לי כל כך הרבה מס בריאות ומס הכנסה

אני בודקת כל שאלה
ולרוב מגלה שלא היתה שם שום טעות
אבל מנהלי המחלקות שעוברים על התלושים לפי השליחה ואמורים לאשר לי אותם - מלחיצים אותי שזה יקרה עוד לפני העברת המשכורת
כי אולי יש טעות שצריכה להיתקן
האם אני מחויבת לספק תשובות?
אולי אפשר להכניס את זה לנוהל? (לדוגמא שאלות על חישובים רק בין התאריכים XY )

אשמח לדעת איך זה עובד אצלכם
ומה מקובל בד"כ
כל פירוט יתקבל בברכה

ואווו
תורה שלימה על רגל אחת!!!!
אנסה להרחיב מנסיוני בהזדמנות אחרת

 

[רווה]

אצלנו זה עובד ככה
הגשת טפסי 101 ופתיחת כרטיס עובד עד לתאריך 20 לחודש
הגשת דוחות עד לתאריך 27 לחודש
מענה טלפוני בנושא בירורים מתאריך 11 עד 20
בהצלחה רבה!

 

[שקדיה]

טוב ניסיתי לנסח מכתב/נוהל
מה אומרים? יש מה להוסיף? לחדד?

הנדון: נהלי הגשת דוחות וטפסים למנהלת השכר בעמותה​

אנו מבקשים לחדד את נהלי העבודה בכל הכרוך להגשת דוחות נוכחות על מנת שנוכל לשלם את השכר במועד, ולצורך כך נדרש שיתוף פעולה מלא מצידכם/ן.

דוח נוכחות

על כל עובדת (גם מי שעבדה שעה אחת בלבד) למלא דוח נוכחות מדויק בו מפורטים שעות העבודה שעבדה)
שעת כניסה+ שעת יציאה עד לסוף החודש בלבד.
דוח הנוכחות אמור להיות על שם העובד/ת כפי שהוא רשום בתעודת הזהות ובטופס ה101.

ב1 לכל חודש התוכנה מעבירה את הנתונים באופן אוטומטי ואין אפשרות לעדכן, רק ידנית (באמצעות מנהלת המחלקה) בחודש שאח"כ.

על כן המנעי מעוגמת נפש ומבעיות שעלולות לצוץ בגין כך.



אישורים וטפסים

דוחות המשכורות מועברות בתוכנה ב1 לכל חודש

על כן יש להקפיד שאישורים רפואיים, שעות הריון, טפסי 101, פרטי חשבון בנק, צילומי תז, אישורי קרן פנסיה ועוד ישלחו למנהלת שלכן עד לסוף החודש

טפסים שישלחו אח"כ יכנסו למשכורת של החודש הבא.



טופס 101

חשוב לציין כל עובדת חדשה חייבת להביא: טופס 101 ממולא במלואו כולל סעיפים ד וה'
בסעיף ד' יש לציין תאריך תחילת העבודה
ובסעיף ה – באם יש משכורות נוספת חובה לצרף אישור ניכוי מס מביטוח לאומי

עובדות שנישאו או ילדו או חזרו מחופשת לידה באחריותן למלא טופס 101 חדש שיאפשר להן לקבל נקודות זיכוי
כמו"כ חובה להעביר את אישור ביטוח לאומי על קבלת דמי הלידה כדי למנוע הורדת מיסים שגויה



פנסיה

עובדות שיש לה קרן פנסיה פעילה חייבות להביא אישור על שהקרן היתה פעילה בתאריך תחילת כניסתן לעבודה אצלינו
עובדות שאמורות לקבל פנסיה לאחר 6 חודשי עבודה חייבות להביא במהלך החודש ה6 אישור על פתיחת קרן פנסיה.
ללא זה לא נוכל להפריש לכן פנסיה.



נסיעות

באם מגיע לעובדת נסיעות או חל שינוי במקום מגוריה עליה לודא שזה רשום בכרטיס העובד שלה עד לסוף החודש
באם פרט זה לא יוכנס – ידחה תשלום הנסיעות לחודש שאח"כ.



עמלות ותמריצים

מנהלות המחלקות אמורות להכניס את סך העמלות והתמריצים לכרטיס העובדות עד ל2 לחודש
מעבר לזה ידחו התשלומים לחודש שאח"כ.



שאלות ובירורים

שאלות על המשכורות ועל מה שירד (או לא ירד) ניתן להפנות בין התאריכים 15-25 לחודש למנהלות המחלקות שיעבירו לי ואני אשתדל לטפל ולענות על כל שאלה
באם נגלה שחלה שגיאה כל שהיא העניין יתוקן במשכורות של החודש הבא



בכבוד רב,

 

[ייעוץ עיסקי ופיננסי]

טוב ניסיתי לנסח מכתב/נוהל
מה אומרים? יש מה להוסיף? לחדד?

הנדון: נהלי הגשת דוחות וטפסים למנהלת השכר בעמותה​

אנו מבקשים לחדד את נהלי העבודה בכל הכרוך להגשת דוחות נוכחות על מנת שנוכל לשלם את השכר במועד, ולצורך כך נדרש שיתוף פעולה מלא מצידכם/ן.

דוח נוכחות

על כל עובדת (גם מי שעבדה שעה אחת בלבד) למלא דוח נוכחות מדויק בו מפורטים שעות העבודה שעבדה)
שעת כניסה+ שעת יציאה עד לסוף החודש בלבד.
דוח הנוכחות אמור להיות על שם העובד/ת כפי שהוא רשום בתעודת הזהות ובטופס ה101.

ב1 לכל חודש התוכנה מעבירה את הנתונים באופן אוטומטי ואין אפשרות לעדכן, רק ידנית (באמצעות מנהלת המחלקה) בחודש שאח"כ.

על כן המנעי מעוגמת נפש ומבעיות שעלולות לצוץ בגין כך.



אישורים וטפסים

דוחות המשכורות מועברות בתוכנה ב1 לכל חודש

על כן יש להקפיד שאישורים רפואיים, שעות הריון, טפסי 101, פרטי חשבון בנק, צילומי תז, אישורי קרן פנסיה ועוד ישלחו למנהלת שלכן עד לסוף החודש

טפסים שישלחו אח"כ יכנסו למשכורת של החודש הבא.



טופס 101

חשוב לציין כל עובדת חדשה חייבת להביא: טופס 101 ממולא במלואו כולל סעיפים ד וה'
בסעיף ד' יש לציין תאריך תחילת העבודה
ובסעיף ה – באם יש משכורות נוספת חובה לצרף אישור ניכוי מס מביטוח לאומי

עובדות שנישאו או ילדו או חזרו מחופשת לידה באחריותן למלא טופס 101 חדש שיאפשר להן לקבל נקודות זיכוי
כמו"כ חובה להעביר את אישור ביטוח לאומי על קבלת דמי הלידה כדי למנוע הורדת מיסים שגויה



פנסיה

עובדות שיש לה קרן פנסיה פעילה חייבות להביא אישור על שהקרן היתה פעילה בתאריך תחילת כניסתן לעבודה אצלינו
עובדות שאמורות לקבל פנסיה לאחר 6 חודשי עבודה חייבות להביא במהלך החודש ה6 אישור על פתיחת קרן פנסיה.
ללא זה לא נוכל להפריש לכן פנסיה.



נסיעות

באם מגיע לעובדת נסיעות או חל שינוי במקום מגוריה עליה לודא שזה רשום בכרטיס העובד שלה עד לסוף החודש
באם פרט זה לא יוכנס – ידחה תשלום הנסיעות לחודש שאח"כ.



עמלות ותמריצים

מנהלות המחלקות אמורות להכניס את סך העמלות והתמריצים לכרטיס העובדות עד ל2 לחודש
מעבר לזה ידחו התשלומים לחודש שאח"כ.



שאלות ובירורים

שאלות על המשכורות ועל מה שירד (או לא ירד) ניתן להפנות בין התאריכים 15-25 לחודש למנהלות המחלקות שיעבירו לי ואני אשתדל לטפל ולענות על כל שאלה
באם נגלה שחלה שגיאה כל שהיא העניין יתוקן במשכורות של החודש הבא



בכבוד רב,

זה מכתב לכל עובדת חדשה?
כי אולי צריך לשנות את הסדר של הדברים
לפי סדר קבלת העובדת והגשת הנוכחות וקבלת השכר

 

[שקדיה]

כרגע זה גם לעובדות הישנות
אבל יצורף גם לעובדות החדשות
ואכן אשנה את הסדר.