הנושאים החמים
אימייל לתקשורת טובה בין עסקים ולקוחות: כל הטיפים והיכולות. מאמר ראשון על: נראות ושימוש בתבניות.
כבר קרוב לארבעים שנה שדואר אלקטרוני הוא אמצעי תקשורת חשוב וחיוני, לשימוש אישי וארגוני. פלטפורמות מצויינות מתווספות חדשים לבקרים ופיצ'רים עדכניים הופכים אפליקציות שונות ללהיטים, אבל מעמדו של האימייל נותר איתן ונדמה שכך זה יישאר לעוד הרבה זמן. לאימייל מגוון תפקידים בקשרי לקוחות ועסקים, במאמר הזה (שיחולק לארבע פרקים) אנסה לפרט ארבע מרכזיים.1. ערוץ ישיר.
אימייל היא פלטפורמה נוחה שבה אפשר לתקשר עם לקוחות. לענות על שאלות, לתת הצעות מחיר, לקבל קבצים, ולשלוח דוגמאות. כל בעל עסק או נותן שירות מקדיש לכך שעות רבות מידי יום, אבל לא כולם עושים בו שימוש מספיק נכון.כנקודת ממשק חשובה בין העסק ללקוח פוטנציאלי, כל פרט במייל, גם אם הוא לקוני, טכני ואפילו אוטמטי אמור להעביר את המסר השיווקי. לשדר בתדר שבה בחרתם לייצג את עצמכם או העסק שלכם. שימוש עסקי נבון ונכון במייל כערוץ קשר, יכלול: שם שולח הולם, דומיין פרטי אחרי ה @, לוגו או תמונה מתאימה (חתוכה בצורה טובה) וכמובן חתימה. ואם נגדיר את כולם בקטגוריה אחת אז זה: נראות.
לשם השולח כדאי לבחור בשם שמזהה אתכם בצורה הכי ברורה ויעורר את האסוציאציה הרצויה מבחינתכם, בקרב המקבל. דוגמה: בעל משתלה צריך לבחור איזה שם שולח במייל עדיף לו, 'יהודה פרחים', או 'יהודה בוגאיוף – שוזר לך זרים'.
דומיין פרטי הוא חובה ייצוגית ליצירת מהימנות עסקית, בלעדיו אתם עלולים להחשד כמתחזים ולא נתפסים כמספיק רציניים. יש מספר אפשרויות לפתיחת תיבת אימייל עם סיומת של דומיין פרטי, האפשרות הכי פשוטה וקלה גם אם לא הכי זולה, היא באמצעות Google Workspace. בכמה שלבים פשוטים פותחים תיבת דואר אלקטרוני על דומיין האתר של העסק, ואם עדיין אין לכם דומיין ניתן לרכוש במיוחד למייל.
חשיבותו של הלוגו במרחב הדיגיטלי, זהה ואף עולה לנחיצותו של השלט במרחב הפיזי. השלט על פתח החנות ברחוב נועד להקל על הזיהוי, אבל גם בלי שלט החנות בכל מקרה קיימת. ברשת, ללא זיהוי ומאפיין ייחודי, העסק שלך יאבד בתהום הנשייה האינטרנטי.
החתימה, השורה האחרונה בתחתית המייל, זה המסר האחרון שהלקוח יזכור. חשוב לזקק אותו, לכתוב שורת קופי קליט, לרשום דרכי יצירת קשר ולעצב בצורה יפה.
טיפ: כדאי לשלב חתימה מעוצבת ב HTML ולא תמונה, כי לפעמים בחיבורים איטיים או בשרתי דואר מסוימים התמונות לא נטענות. יש כמה כלים ברשת לעיצוב חתימה, הנה אחד פשוט וחינמי: Free Email Signature Template Generator by HubSpot
נקודה נוספת וחשובה לשימוש נכון של אימייל כערוץ ישיר היא פישוט תהליכים, באאוטלוק יש כל מיני אפשרויות של תשובות אוטומטיות וגם בג'ימייל יש הודעות חופשה עם כמה פונקציות. אבל אני רוצה לדבר על שלב פחות מורכב ויותר פשוט, שימוש בתבניות; לכתובת האימייל הרשמית של העסק שמפורסמת בחוצות, מגיעות תמיד שאלות שחוזרות על עצמן ונשנות. מסתבר שלאנשים רבים יש שאלות דומות, או שכולם מעוניינים באותם פרטים. כל בעל עסק יודה, שזה די מתיש לענות שוב על מה שכבר ענית חמש פעמים אתמול ושבע שלשום. גם כשאתם נדרשים להשיב על שאלה מקורית, לא תמיד יש מספיק זמן או די סבלנות לנסח מייל תגובה כהלכה. כך יוצא שאתם רוצים להעניק שירות יעיל ולתת מענה מיידי, אבל מוצאים את עצמכם חסרי אונים.
לג'ימייל יש פיצ'ר מאוד יעיל, שמאפשר לשמור כל טיוטת אימייל כתבנית. דהיינו, לשמור כל מייל שכתבתם לשימוש חוזר. אם אתם מבחינים שרבים מהלקוחות חוזרים על השאלות, כשיש לכם כמה דקות נסחו מייל שעונה על השאלה בצורה הכי ברורה ומדגישה את יתרונות העסק מול צורכי השואל. שימרו את הטיוטה כתבנית והעניקו לה שם מתאים. אפשר להכין כמה תבניות ואפילו עשרות, לשאלות הכי שימושיות. ואז פשוט בוחרים נוסח מספריית התבניות, מבצעים כמה התאמות במידה והן נדרשות, והנה לכם מייל מוכן לשימוש חוזר בכמה שניות.
הנה סרטון קצר על תבניות בג'ימייל: https://youtube.com/clip/UgkxUBf1wK9uIpx54fsqB0tTd02MnNvAYMMR
- Next page: אימייל – השימושים העסקיים (מאמר שני)
